失敗しない!Web制作プロジェクト推進で大切なこと

ドキドキさせないプロジェクト管理とは?

新しいプロジェクトが始まった!というとき、ワクワクやドキドキ感ってありますよね。楽しみや少しの不安が入り混じる感覚、私もとても大事なことだと思います。

ただ、プロジェクトが進んでいくなかでの「ドキドキ感」ってどうでしょうか。完成へのワクワクは必要でも、不安や驚きにつながるドキドキ感は、無いほうが安心できますよね。

今回はWebサイトの「制作」部分に焦点を当てたエスケイワードのプロジェクト管理についてご紹介します。

※Webサイト制作のプロジェクトでは一般的に実際のデザインやコーディングの「制作」工程の前に「要件定義」「コンセプト作成」といった「どんなものを作るか考える」工程があります。

プロジェクト期間の有効活用

一番大切にしていることは、限られた時間をいかに有効に使うかです。
起こってしまったエラーの解消に時間を使うより、起こりうるエラーを先に潰して、コンテンツ、デザイン、コーディングの品質向上といったより良いアウトプットにするために時間を使う。それは全てプロジェクト管理にかかっています。

プロジェクト管理の難しさの一因は、関係者の人数。
Webサイトの制作で、1人で進めるプロジェクトはありません。お客様も含めれば多くの人数が関わることになり、コミュニケーションも複雑になります。
だからこそ大切なのが、プロジェクトマネージャーがいかに俯瞰的にプロジェクト全体を見ることができるか。

よくあるのが、目の前の壁を必死に越えようとしてそこに時間を使い、先にある落とし穴など次の障壁に気づかないこと。
序盤の壁で大幅に時間を使ってしまうと、後々納期に間に合わないかもとドキドキすることになりかねません。

プロジェクトの規模は大小あれど、何かしらの壁は必ず待ち受けています。プロジェクトマネージャーが俯瞰的な視点を持ち、先々の障壁を予測し、必要な対処策を予め準備しておくことが出来るかが、プロジェクトを円滑に進める大きなポイントとなります。

プロジェクトを円滑に進めるポイント

忙しくてもスケジュール、タスクの確認は「こまめに」「定期的に」

大型案件になればなるほど、プロジェクト期間も長くなり、対応するタスクも多くなります。WBSを印刷するとA3で複数枚になるということもよくある話です。

プロジェクト期間中は、メンバーと密にコミュニケーションを取り、タスク漏れがないか、スケジュール通りに進んでいるかを定期的に確認することが必要です。そうすることで、何かエラーの兆しが見えたときに一番早いタイミングで軌道修正をかけることができます。軌道修正のタイミングを意識的に作ることが、プロジェクトを円滑に進めるポイントの一つです。

※Work Breakdown Structureの略。プロジェクトにおける作業を細かい単位に分割し、階層構造などで管理する手法。エスケイワードでは、WBSにガントチャート式のスケジュールを付加して使用しています。

お客様へ説明する前に必ず自分で試して理解を深める

大規模WebサイトではCMSを導入することも多いですが、CMSをはじめ導入されるシステムやツールをお客様は初めて触る場合が多いです。

お客様に説明する際に、どれだけ理解して説明ができるか。やはり、使ったことがある人とそうでない人では、説明の内容に大きな違いが出てきます。お客様から挙がる質問に対し、実際に操作をし、使い方を理解したからこそできる回答が増えれば、後から調べて説明する無駄を省けますし、お客様側もその場で疑問を解消して安心感を得ることができます。

また、必ずしもプロジェクトマネージャー自身がお客様に操作説明をする必要はありません。打ち合わせの場に理解度の深いプロジェクトメンバーを連れていく、適材適所のアサインもプロジェクトマネージャーの腕の見せ所です。

※コンテンツ管理システム(Content Management System)の略称。 Webページの記述言語であるHTMLやCSSを知らなくても、ホームページを構築して運用できるソフトウェア。

資料作成に手を抜かない

作った資料をもとに打ち合わせに臨むので、資料は打ち合わせを円滑に進める重要な武器です。
資料作成で大切なのは、いかに分かりやすくするか。お客様が資料を見ただけで理解できるように、以下の点に注意しています。

  • 専門用語を使いすぎない
  • 複雑な部分は図解し、目で見て理解できるようにする

また、議事録を含め作成した資料は後々のエビデンスになることもあります。プロジェクトを進行していくなかで決定事項を振り返るためにも、分かりやすい資料を残しておくことは重要です。
さらに、作成した資料をもとにお客様が上司に説明するなど、お客様社内で活用される場合もあります。分かりやすい資料であれば、お客様の社内確認もスムーズになり、結果的にプロジェクトを円滑に進めることにもつながるのです。

まとめ

今回はWebサイトの「制作」工程で重要なプロジェクト管理についてお届けしました。

  • プロジェクトマネージャーは常に俯瞰的にプロジェクト全体を見ること
  • 忙しくてもスケジュール・タスクの確認は「こまめに」「定期的に」
  • お客様へ説明する前に必ず自分で試して理解を深める
  • 資料作成に手を抜かない

これらのポイントを大切にしながら、エスケイワードではお客様とともに失敗しない「ワクワク」と「安心」のプロジェクトを推進していきたいと考えています。