ウェビナーにはサポート体制が重要

全てがコロナでストップした・・・

 昨年末よりコロナが流行したことで私たちの生活は大きく変化し、当たり前に行われていた会議や研修会が一斉にストップすることとなりました。
オンラインで開催しようにも様々な課題があり、実施することができていない団体様も多いようです。

そんな中、今回ご依頼をいただきました(公財)愛知県都市整備協会様では新たなサービス提供業務(建設情報共有システム)を円滑に立ち上げるため、建設会社様向けの研修会を今年1月から開始しました。

ところが、新型コロナ感染症の影響で3月以降の研修会を相次いで中止とせざるを得なくなり、オンラインにて開催できないかというご相談をいただきました。

研修会の内容をお伺いすると、受講希望者は約800人で、名古屋・豊橋と会場を分けて複数回開催する予定で受講証明書の発行ができる方法を模索されており、どうにかオンラインでも同様に研修会を開催したいということでした。

研修会の特徴

・受講希望者数:約800人

・会場:2か所

・オンライン研修受講者へ:受講証明書発行

オンライン配信をしたい!けれど!?

オンラインでの研修会開催にあたってはいくつかの課題が挙げられました。

企業様の課題

①機材

②配信会場

③通信環境

④配信スキル

⑤受講者のITリテラシー

⑥本人の受講確認(後ほど説明いたします)

 

課題の①機材・②配信会場・③通信環境・④配信スキルについては、当社の共創スペースであるASOVIVAを使用することで解決となりました。
Web配信用機材を使用。
ディスタンスを保てる広い会場。
安定した通信環境での配信可能 & Web会議システムzoom使用
当社スタッフがオペレーション代行

 

続いての課題⑤ ITリテラシーです。

今回、協会様の研修会に参加される方は、建設会社の方々であり、普段からあまりPC等の機器を使用されない方も多い。また、年齢層も20代~70代と幅広く、特に50代以上の方が接続できるのか分からないということでした。

そこで今回は、研修会開催前に受講者様の接続テストを行わせていただき、受講者様が接続をできる環境づくりを目指しました。

接続テストではうまくカメラ起動ができない方や、音声が聞こえないという方への個別対応をいたしました。接続テストを行うことで「よくある接続トラブル」も把握することができましたし、個別対応をすることで受講者様が研修会に安心して参加していただく環境づくりができたのではないかと思います。

一番の悩みどころ

最後に一番の課題となったのが「⑥本人の受講確認」です。

今回の研修会では、受講者証明書の発行が必要となり、本人が受講していたことを確認する課題がありました。

そこで一つ目に実施した対策が「受講者様にカメラでお顔を映していただく」という方法で受講確認を実施致しました。

当社スタッフが受講者様にお顔を映していただくようにサポートさせていただき、時間ごとにスクリーンショットを行うことで、受講者様が研修会に参加されていたことのエビデンスとさせていただきました。

二つ目は番号を割り振って個人の判別を行うことです。

受講者様の元々割り振られていた登録番号を画面上に映すことは、個人情報の観点からNGとなり、今回は協会様にて研修会用に割り当てた数字を使用し、個人を判別する方法を取りました。

そして最後にzoomのログレポートを出力し、何分接続されていたのかを確認するという三つの方法で、本人の受講確認のといたしました。

受講確認エビデンス

・受講者様側カメラONでお顔確認

・協会独自の個人別番号を画面に表示

・個別接続時間ログレポート

New nomalな研修会

研修会は1回につき200人を定員として4回実施いたしました。

実際に実施をしてみると、接続テストを行ったことにより大きなトラブルもなく、スムーズに進行することができました。Web会議システムzoomの接続は許可しないという企業様もいましたので、当初の予定より受講者数は少なくなりましたが、4日間で合計約650人の方に参加していただくことができました

実施後のアンケートでは、集合研修よりもオンラインでの開催が良いという方が6割、どちらでも良いという方が3割、合計9割の方にオンラインでの研修会を受け入れていただけたという結果も得ることができました。

今回の配信セミナーで分かったこと

オンラインでよくあるトラブル

・音声が聞こえない

・映像が映らない

・チャットの使い方が分からない

等の基本的な操作が分からないという方でも、個別サポートをすることでストレスなく研修を受講していただけます!

今後もエスケイワードではこのような研修会やセミナー、見学会等のオンライン開催支援を続けていきたいと思っております。