みなさまこんにちは。外出自粛要請が続くなか、リモートワーク※の推進を始められた企業も多いのではないでしょうか。
※テレワークの呼び名もありますが、今回はリモートワークと称します。在宅ワークも含みます。
エスケイワードでは東京都の緊急事態宣言が発令されて以降まずはTOKYO BRANCHでリモートワークの準備を進め、現在は名古屋にある本社も含め全社でリモートワークが推奨されています。
リモートワークへの移行をどう進め、コミュニケーションをどのように工夫しているのか、今回は私の所属するWebコミュニケーション事業部の取り組みを中心にご紹介していきます。
全社導入は難しい！？思い込みの壁
少し遡りますが、エスケイワードでは2019年4月からリモートワークや在宅勤務の制度※を施行していました。しかしそれは、育児や介護で時間制約がある社員や、外出の多いディレクターの業務を効率化する目的のもので、全社員に向けた制度ではありませんでした。
※詳しくはこちらをご覧ください。
時間制約があっても働ける！エスケアプログラムができるまで
全社員にリモートワークを許可してほしいとの声もありましたが、懸念点が多数あがり、なかなか踏み切れずにいたのが実情です。
しかし今回の「そうとも言っていられない」状況のなか、どんどん準備が進み、あっという間にほぼ全員※がリモートワーク可能となりました。
※現状エスケイワードでは、紙の資料を扱う企業アーカイブ等リモートワークでは対応できない業務も実施しているため、全員が毎日リモートワークをしているわけではありません。
懸念点がゼロになったわけではありませんでしたが、工夫を重ねることで改善できていることも多数あります。全社導入は難しい、そこには思い込みの壁もあったのではないでしょうか。
リモートワーク環境の準備
まず、先行してリモートワークに移行していたエスケイワード TOKYO BRANCHを参考に、各メンバーの自宅環境の調査を行いました。通信回線があるのか、仕事ができるデスクがあるのか、会社のPCを持ち帰れるのか、などなど。
今回は調査を進めたうえで、業務を行うのに問題が無いと思われたメンバーからリモートワークを試行していきました。
今回のリモートワーク推奨では自宅の環境は各自整えることになっていたのですが、これを機にモニターを新調したり、楽しみながら準備をしているメンバーもいました。かく言う私もウキウキでデスク用の椅子を新調し、経済活動に貢献しました（笑）。
コミュニケーションの工夫
私の所属するWebコミュニケーション事業部は総勢28名。あっという間にほぼ全員がリモートワークに移行していきました。
リモートワークで考えうるコミュニケーションの課題には、早々にルールを設け対処しています。
グループごとの常時接続
「ずっと一人だとさみしいかも！？」「ちょっとしたことをすぐに聞けないのが不便…」
これらの課題には、グループ（事業部内の組織単位。1グループ7～15名が所属している。）ごとにGoogle Meet※で常時接続をするルールを設けて対処しています。
※エスケイワードではGoogleのG Suiteを契約しているため、オンラインミーティングにはGoogle Meetを使用しています。
リモートワークが少数派だった時点で「さみしかったら繋ごう」と事業部全体の常時接続を任意で試したのですが、あまり繋いでくれるメンバーがいませんでした。
確認してみると「人数が多すぎてちょっとした声をかけるのがためらわれる」といった声があったため、グループごとの常時接続に変更しました。
グループの常時接続でちょっとした進捗確認をしたり、声かけをしてから個別のミーティングに移動していったり、上手く活用されています。
メンバーからも「隣にいる感覚で仕事ができた」など好意的な声が多く、リモートワークの不安が一つ解消されたと言えそうです。
雑談タイム
オフィスにいるときはちょっとした雑談タイムが良い息抜きになることが多いですよね。リモートワークになると延々と働き続けてしまう…そんな声も耳にしたため、雑談タイムを設けました。
14:00～14:15を雑談タイムと決め、雑談専用Google Meetに接続し、この時間はくだらない話をして息抜きをしています。任意の参加としていますが、育休中のメンバーが参加してくれる嬉しいサプライズもありました！
リモートワークでの運動不足解消のため、雑談タイム後に遠隔ラジオ体操をみんなで行う日もあります。
チャットツールにも雑談専用のグループを設け、雑談と業務の情報が混在しないようにし、チャットへの書きこみやすさにも配慮しています。
リアクションを大げさに
対面で話をしているときは想像以上に視覚から情報を得ているんだなとオンラインミーティングが増えて実感しています。相手の頷きや視線で話がどの程度伝わっているのか感じ取っているようです。
オンラインで話をするときはカメラをオンにすることを前提とし、普段以上に頷いたり、時にはハンドサインを使ってリアクションをするようにみんなが心掛けるようになってきました。
また、チャットでのやり取りにも気配りをしています。文字のコミュニケーションで温度感を伝えるように絵文字や「！マーク」をつける、送った相手を不安にさせないよう「了解しました」だけでも返信をちゃんとする、分かりやすい文章を心掛ける。
こうして見ると、オフィスにいても心掛けたほうが良いことばかりです。そんなことにも気づかせてくれたリモートワークに感謝！
番外編～オンライン飲み会～
エスケイワードにはあまり「飲みに行こう！」の文化が無かったのですが、withコロナ環境になって以来、「落ち着いたら飲みに行こう～」「カラオケに行きたいよね！」といった声が聞こえるようになりました。
そんな中、ASOVIVAで毎月開催していたイベント『ASOVIBAR』オンライン開催のテストを兼ねて、全社を巻き込んだオンライン飲み会をグローバルコミュニケーション事業部長の江口が開催してくれました！今期からCDO (Chief Design Officer)としてジョインしてくれた前川氏の計らいで、Zoomを使ってそれぞれ背景の加工を楽しみながら、TOKYO BRANCHメンバーも含め距離の壁を超えて楽しく過ごしました。
中にはわざわざ帰路にスマホから参加するメンバーも…。
オンラインでのお酒を交えたコミュニケーションも可能だと分かったので、『ASOVIBAR』もオンラインで再開するそうです(^^♪
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今後もしばらくリモートワークを含めた勤務が続くと考えられます。コミュニケーションのあり方を含め自分たちの働き方を見直す良い機会と捉え、これからもより良い方法の模索を続けていきたいと思います。
エスケイワードは、お客様の課題をコミュニケーションデザインで解決いたします。
課題がハッキリ見えていない方もご安心ください。丁寧なヒアリングでモヤモヤをスッキリさせるところからお手伝いいたします。
コミュニケーションの力で何かを始めたい。そんな想いのある方は、私たちと一緒に始めてみませんか。
