私も定時で帰ってます!ワーキングマザーの時間管理術

先日最終回が放送された火曜ドラマ『わたし、定時で帰ります。』みなさん観ていましたでしょうか。Webディレクターの女性が主人公ということでWeb制作業界では話題になり、私も毎週観ていました。特に賤ヶ岳さん(内田有紀)に感情移入しながら・・・。

今回はドラマ第4話で紹介された仕事の効率アップ方法を私なりに考えてみたいと思います!

1. デスクの整理整頓をする

整理はモノを捨てること、整頓はモノの置き場所を決めること。実はエスケイワードではこの整理整頓を「2S」と呼び、10年に渡り社内に徹底しています。

私たちのクレドには「7. 私たちは、清潔で規律正しい会社づくりをします。」というものがあり、この基本となるのが「2S」です。キレイな職場づくりが仕事の品質、管理の品質にもつながると考え、社員は「2S」の徹底を意識しています。

また、実際の「モノ」の整理はもちろんのこと、私はPCのデータも整理整頓するよう心掛けています。プロジェクトごとにフォルダを分け、資料や制作のデータを分類して共有することで、メンバーも迷うことがなくなります。

情報セキュリティの観点からも必要なこの活動、もちろん仕事の効率化にも役立っており、何度か社内に取材が入ったこともあるんです。

2. ToDoリストを作成する

定番の「ToDoリスト」。使うツールや方法に違いはあれど、みな自分のタスクを管理しています。ドラマでは手書きが推奨されていましたね。私も頭のなかがゴチャゴチャしてきたな、と感じるとメモ帳に色々と書き出して整理しています。

管理はデジタル派。社内コミュニケーションに使用している「チャットワーク」でタスクも管理しています。メンバーから頼まれたことをチャットから抜き出してタスク化できるので便利です。

ドラマでも語られていましたが、ToDoリストの優先順位付けがとても重要ですね。私は毎朝出社したらメールやチャットに目を通してからToDoリストを見返します。抜けているものがあればリストに足してから、対応する優先順位を付けていきます。

3. 所要時間を設定し、時間内に終えるように集中する

ToDoリストのタスクに優先順位を付けたら、それを1日のスケジュールに落とし込んでいきます。エスケイワードではGoogle カレンダーを使用しているので、所要時間の予測を立ててカレンダーに時間枠を確保していきます。

カレンダーの画面は必ずPCのディスプレイですぐに見えるように配置し、一つ一つのタスクを時間内に終わらせるように意識をして進めていきます。

また、1日のスケジュールを立てるときに、必ず最後に「バッファ」の時間を設けるようにしています。私は時短勤務で子どものお迎えがあるので、基本的に残業はできません。「今日やるべきタスクが終わらなかった!!」となる事態を避けるために、一つ一つのタスクが多少延びてしまっても対処できるように「バッファ」はとても重要な時間です。

4. 適度に休憩をとる

これは・・・個人的には少し課題に感じている部分です(笑)。7時間の時短勤務はとても短く感じ、ついつい没頭して業務を続けがちです。
ドラマで語られていた「ToDoリストが1つ終わるごとに休憩をはさむと、切り替えができ、スッキリして次のやることに取り組める」については同感です。
私も立ち上がって伸びをしたり、考えることが必要なタスクのときにはデスクから離れて進めたりと切り替えを意識しています。

エスケイワード全体ではリフレッシュを大事に考えており、最近では「オフィスストレッチ」の取り組みがされていたりします。

5. 習慣づける

これまでに挙げられた4つのポイントを習慣づけること。これは本当に重要です。

私も仕事復帰して時短勤務を始めたばかりの頃は、「会社に来てとりあえず仕事を始める」というスタートをして仕事を終えられないことがありました。

ToDoリストを整理し優先順位を付けてからのスケジュール立ては、慣れない間はそれ自体に時間がかかることもありますが、続けていくことで判断力も上がっていきます。
まず一日の最初にその時間を設けることで、一日の進み方が大きく変わっていきます。毎日続ければ、年間でかなりの効率化に繋がるでしょう。

 

いかがでしたか?今回はワーキングマザーである私の視点から、効率アップや時間管理について振り返ってみました。

もちろん効率アップはワーキングマザーだけに必要なものではありませんので、少しでもみなさんの参考になれば嬉しいです。

エスケイワードでは、効率も意識しながら、お客様と共に創り上げるプロジェクトを推進いたします。